外勤筋斗雲

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

每間來詢問系統的客戶，多半都會問：系統推導上會遇到最大的困難是什麼？ 

做導入顧問這麼多年，我非常確定答案不是操作上的難易度、甚至不是系統與公司的合用度 

──而是人員的配合度！

相信不只外勤筋斗雲，任何一家的管理系統都一樣，不論是再好用、再貼近需求的系統，只要公司推廣力道不夠、無法說服人員使用，一定無法繼續往下走。而在各種需求情境之中，想要做「業務管理」的公司最常會遇到這個狀況。

其中的原因很簡單，業務一直以來在外勞苦奔波背負業績壓力，以往多半是只要有能力成立訂單，其餘公司並不會做過多干涉。當聽到要導入系統管理自己，業務一是認為改變舊有的模式、不只麻煩且疑似增加工作量，二是覺得公司想要隨時追蹤自己的一舉一動，隱私不受尊重。但我們也知道，其實當公司會引進系統來做業務管理，多半也是遇到了弊端的狀況發生，或是整體工作流程上出現效率不足的問題，想進行改善。 

因此，導入管理系統要如何在管理者與業務之間取得平衡，就格外的重要。 

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

「定期保養」一般會佔設備維修公司一半以上的工作量，但比起叫修、裝機，定保在沒有系統的傳統維修管理下，更顯得繁雜耗時又容易出錯。我去拜訪過許多來洽詢外勤筋斗雲的設備維修公司，到現在都還記得他們內勤或管理者發自內心的抱怨，以下就和分享幾個來自他們口中說出的困擾，來看傳統管理的問題點：

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

前幾年開始很流行工業4.0的概念，透過物聯網、大數據分析、雲端服務、AI…等，虛實整合協作，串聯供應鏈，進而提升整體效率、降低成本，達到最優質服務品質——這樣降本增效的核心理念，和維修業的人員管理也是相同的。台灣生產外移，機器設備相關的公司大多開始著重於販售、整合 及維運保養，重心將從產品轉為「以人為本」，這個「人」將涵蓋「維修員」的管理，及「客戶」的滿意度雙向的提升。而外勤筋斗雲，透過雲端服務及資料分析的特性，轉換傳統維修服務模式，增加客戶留存率！

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

跨國企業數位轉型，雲端化勢在必行

　　隨著全球化浪潮，台灣企業紛紛向海外進行多點擴張，搶佔國際市場。組織結構及事業體因拓展而進化為新的型態，與此同時，傳統的人員管理模式卻早已無法應付，近年爆發的 Covid-19 更是一道巨大衝擊，強迫考驗企業是否能將危機化為轉機。

　　對於組織分散於各地、遠距工作型態的跨國企業來說，雲端服務具備的「即時性」、「方便性」、「靈活性」，是最能因應需求的服務首選。公有雲推出至今十幾年，技術發展早已是成熟階段，且當今重視效率、成本及創新，雲端服務不僅可快速開發導入，更比落地化的產品容易與時俱進。

　　外勤筋斗雲，選用全球知名的AWS為雲端平台，以世界級的資安防護機制為後盾，讓資料上雲端後台，透過任務管理、考勤管理、簽核管理、表單管理、設備管理…等多項模組，結合雲端化、數位化，解決跨國人員管理的難題。

撰文者/導入顧問 李彥欣Kim

　　商化人員是企業佈入市場的眼睛，掌握市場一線資訊最重要的媒介。為了掌握自家產品在各通路的實際銷售狀況，企業派遣商化人員到門市實地巡店，檢核貨架狀況、查看庫存銷售量、鋪貨、競品資訊蒐集、查看活動成效，甚至親自與店家進行面對面的溝通，瞭解產品的銷售反應。然而，如此繁雜的工作，往往需要投入大量人力時間及資源。

　　我在外勤筋斗雲任職導入顧問的多年期間，企業用戶導入系統的使用情境主要以維修、業務管理居多。但近年接到的需求中，「商化管理」的佔比開始大幅增加，到現在，商化甚至於外勤筋斗雲的用戶情境佔比中與維修、業務管理並列，成為第三大使用情境——可見商化管理，正面臨數位轉型的趨勢。

商化巡店的企業痛點

　　以往在沒有系統的幫助狀況下，企業的方式不外乎幾種模式：

「紙本作業」

　　曾經接觸過一間企業在還沒導入系統前，是讓商化人員帶著一大疊的紙本表單，去不同的店家進行巡店。這種作業方式雖然對商化人員的難度門檻最低，但除了攜帶麻煩之外，回來還需要將跑點的所有單據進行大量時間的統整。舉例，若巡店的通路是連鎖超商，一天將近五十間的巡店任務，每間店的商品少說十幾項項需填寫查價資訊、庫存等，光是要整理一天的表單資料就是大工程。況且當商品做了異動，紙本表單的欄位要修改也須重新印刷，大部分還是會通知人員先手動進行修正，塗改耗時又雜亂。

「每日報告整理」

　　有的企業重視的是現場的狀況及照片而非查價資訊，因此請人員到各間店拍大量的照片。曾經遇過幾間企業，商化人員在巡店時甚至會帶數位相機進行照片的拍攝，每日工作結束之後，需要立即回家將照片進行整理，有的會放到PPT、Excel或其他的報表格式後寄出，隔天一大早管理者進行查核。等於每日的工作量除了白天的巡點，晚上也須變相加班。

「LINE群組回報」

　　商化人員抵達店家後開啟工作的LINE群組，直接進行定位打卡、拍現場的照片、進行簡短的文字回報。不要以為只有小公司才會使用這樣的工作方式，其實出乎意外，我在接觸滿多知名的企業時，也發現他們既有的工作模式也是這樣。先不提大家都知道LINE打卡能造假的問題，透過這樣搜集資料的方式最終苦的就會是可憐的內勤助理，LINE存放照片有時限，且無法井然有序地進行整理，助理必須將照片一張張存下來，甚至連同文字進行整理。

　　不管是使用哪個方式，沒有導入系統之前，我們都可以清楚看到共同的問題——耗時、耗工、缺乏即時性。而外勤筋斗雲，數位化雲端服務產品特性，正是解決這個問題的最佳方案。以下我們將實際看看，如何用外勤筋斗雲，達到商化數位轉型！

巡店安排即時性

　　不論是自己擁有商品上架到各種通路，或是受委託賣場協銷的商化公司，安排任務的情境基本上就兩種：由管理部統一發派當月或當週的要巡的店家及任務給各商化人員，或是先將負責的區域店家劃分給商化人員，由商化人員在期限內自行安排巡店行程。當然，外勤筋斗雲兩種情境都可達到目的。

　　在外勤筋斗雲Web後台，管理者可單筆新增巡店任務進行派發、或是Excel批次匯入大量任務行程。任務派出後，商化人員手機將會立即收到推播通知，便可進行查看。相反的，若企業的情境是由商化人員自行排定，管理者可事先於後台設定每位人員負責的店點，設定完成後，商化人員即可自行在手機的日程表排定自己每日欲拜訪的店家，排定的同時，管理人員也可立即查看到人員排定的任務。若有需要，也可針對任務進行調度或調整，達到雙向即時同步。

資料搜集數位化

「數位表單格式製作」

　　外勤筋斗雲後台的表單管理工具有各式的元件可進行表單格式製作，管理者可依不同的需求製作符合需求的表單。比如：
 

◆ 企業是要巡查的是自家產品，較多情況會依通路分表單。如：全聯、大潤發、屈臣氏、康是美、7-11 ⋯⋯ 等，因為自家的產品是固定的，但在不同通路可能上架不同的品項，價格、活動也不同，因此分通路統整，在資料分析上較為便利明確。

◆ 若是協助客戶巡店的行銷公司，較多情況會是分廠商、廠牌，在通路進行巡店時，將分廠牌進行多張表單的填寫。這樣後續資料及照片可直接依分類進行匯出，提供給客戶時將更快速明確。

「商化人員到點任務執行」

　　商化人員依照管理者或自己安排的任務及表單，到實地巡店。抵達後，

◆  第一步：直接開啟APP，點入該店點的任務進行回報打卡。
→此資訊也將即時回傳到後台，管理者可即刻查核人員的點位是否正確。

◆  第二步：人員即可開啟任務中的表單，依照需求進行資料填寫。
→比如各產品的庫存高低、是否有異動價格、活動櫃的位置是否顯眼及成效如何、是否又有多的競品及競品的促銷⋯⋯等。

◆  第三步：在任務中拍攝商品貨架、現場的狀況。
→可於任務或管理者設計的表單中直接進行現場照片的拍攝。

◆  第四步：最後確定完成，離開打卡。
→系統提醒是否有無完成的表單項目。

　　以上，人員即完成一間店點的巡店工作。

照片管理自動化

　　對商化管理來說，最重要的絕對是照片蒐集。

　　我拜訪過不少商化客戶，就算情境極為單純、不須進行文字回報的公司，也需要拍攝大量的照片。而協助客戶巡店的商化公司更不用說，常常與我分享他們的客戶會突然間需要哪個廠牌、某通路的所有照片，在沒有系統的狀況下，真的是非常頭疼。

　　記得我們前面有提到，外勤筋斗雲可以依需求製作不同通路的表單，表單裡面可以設計不同的照片欄位。因此，只要管理者在表單中有設定好，拍攝的照片即可依照不同的廠牌或通路的表單進行搜尋、匯出。

　　另外，我也看到以往許多商化人員的拍照方式都是拿一個小紙條，寫上今天的日期、店號等，與貨架一起拍攝照片，可謂人工的浮水印。現在透過外勤筋斗雲，管理者在後台設定好，拍攝的照片就可以在浮水印，可設定店家或日期。
 

數據分析更方便

　　商化人員辛苦到每間店點，對大量的商品進行價格的核對、庫存檢核、資料蒐集，為的就是可以讓後端的管理人員進行資料分析。以往在紙本的狀況下，蒐集回來也需要助理或是商化人員本人進行登打，先不討論辛苦的問題，管理者若要立即知道結果，至少也需等一兩天。

　　現在外勤筋斗雲的資料數位蒐集，商化人員填寫送出，資料立刻進到後台。管理者直接在後台拉樞紐分析工具、匯出Excel進行公式計算，立即可察看結果。

　　舉例，若想知道哪些產品在哪些通路特別容易缺貨，可在表單設定相對應的欄位讓人員進行資料蒐集，回到後台，就可以如下圖這樣進行資料分析。

 

　　後台樞紐分析的欄位都來自於表單設計的表頭，可線上直接拉動進行分析，也可進一步變換成圖表、或是匯出Excel等。

　　其他還有各式各樣的情境發想，比如：想了解各通路每種展架及櫃位的數量、商品的平均售價、或是人員跑點的數量、活動櫃商品的銷量⋯⋯等，可依需求進行表單的製作。不僅是看業務的成效，亦可提供行銷單位一線狀況的數據，可分析本次活動的效益及後續行銷活動方向。

現在就加入商化新藍海！

　　外勤筋斗雲，已協助多間知名公司進行商化管理成功轉型，有效提升人員巡店執行效率、幫助管理者的決策分析。尤其是後端管理者，有不少間客戶是從原本紙本管理不善使用系統的情況開始，導入系統後，除了使用我在初期協助一起建置的表單，甚至還會再來電與我再討論需要新分析的情境，自己規劃的表單的規劃是否正確、後續的分析應用。

　　很高興越來越多企業能透過外勤筋斗雲加入這片新藍海，若貴公司目前也正為商化管理困擾，歡迎到外勤筋斗雲官網註冊，立即取得5人入門版免費試用，更歡迎點擊官網聯絡我們留下資訊，我們專業的導入顧問團隊，將提供您1對1的諮詢協助，竭誠為您服務！

佈局數位增援系統 以「外勤筋斗雲」強化營運韌性

　　物流產業在近年來在科技導入、共享經濟、疫情影響之下有非常大的轉變，平台化與數位化管理成熟，大街小巷隨處可見外送平台採用科技整合第一線消費者的訂餐需求和送餐供給，使用者對精準定位和配送的精準度要求提升，而這樣的趨勢與觀念，也影響了傳統的物流業者。