每月的發薪日對於 HR、人資團隊來說，是一個至關重要的日子。這天不僅要確保每位員工都能按時領到應得的薪水，還要確保每項細節都正確無誤。薪資明細作為薪資發放過程中極為重要的一環，其中包含了許多需特別注意的必備細節，以及法規要求。今天，就跟我們一起來深入探討薪資條/薪資明細中這些眉眉角角，讓您在處理薪資時更加得心應手！
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薪資明細的重要性：為什麼不能少？按件計酬也需要給？
根據《勞動基準法》第23條規定，雇主必須提供薪資「各項目」的計算方式明細：
| 勞動基準法 第23條 工資之給付，除當事人有特別約定或按月預付者外，每月至少定期發給二次，並應提供工資各項目計算方式明細；按件計酬者亦同。 |
這意味著，雇主需要詳細列出每一項薪資的計算方式，讓員工清楚了解他們的薪水是如何計算的。
| 💡人資攻略小叮嚀： 要特別注意的是，就算是按件計酬、工讀生、計時人員，只要是發放工資就必須提供薪資明細/薪資單供員工查詢哦！ |
薪資明細的必列項目
那麼在薪資明細中，有哪些項目是必須列出的呢？
在勞動基準法中其實都有清楚明示必列的項目唷！
| 勞動基準法 施行細則 第 14-1 條 本法第二十三條所定工資各項目計算方式明細，應包括下列事項： 一、勞雇雙方議定之工資總額。 二、工資各項目之給付金額。 三、依法令規定或勞雇雙方約定，得扣除項目之金額。 四、實際發給之金額。 |
包含以下：
勞動部也有提供合規的薪資明細參考範本，下圖為參考例三之範本。
清晰列出這些細節，不僅可以讓員工明白自己工資的來龍去脈，更可以避免未來可能的勞資糾紛！
| 💡人資攻略小叮嚀： 要特別注意的是，根據《勞動基準法》第26條，雇主不得預扣勞工工資作為違約金或賠償費用。這意味著，必須要確保每一項扣款都是合法且合理的，並清楚地在薪資明細上清楚註明，避免產生不必要的爭議哦！ |
工資就等於月薪？獎金也算是固定薪資嗎？
大家俗稱的「月薪」，其實在法規上又被統稱為「工資」，指勞工因工作而獲得的報酬，包括本薪、加班費、每月固定發給的經常性獎金、津貼等，並且可再細分成「經常性給與」和「恩惠性給與」。
| 勞動基準法 第2條 工資：指勞工因工作而獲得之報酬；包括工資、薪金及按計時、計日、計月、計件以現金或實物等方式給付之獎金、津貼及其他任何名義之經常性給與均屬之。 |
1. 經常性給與（固定薪資）：
依《勞基法》第2條規定，經常性給與包括用現金或實物方式支付的獎金、津貼或其他任何名義的固定給與。舉凡加班費、每月固定發放的全勤獎金、每月固定的伙食津貼、職務津貼、保障年薪等，都屬於薪資單名義上的「經常性給與」。
2. 恩惠性給與（非固定薪資）：
至於雇主不定期發給員工的「恩惠性給與」，則包括：分紅獎金、年終獎金、三節獎金、出差交通補助、值班津貼、盈餘紅利獎金等。
這樣看下來，年終獎金、三節獎金似乎都被歸類在非固定薪資的範疇，不過有其例外唷！
如果在勞動契約中有明確寫明「保障 14 個月的薪資」，不論是兩個月皆為年終獎金，抑或是一部分年終獎金，其他部分為中秋獎金、端午獎金，不論金額多寡、或是怎麼分配，只要有約定保障年薪，那麼這些獎金都將被視為固定薪資的一部分！
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💡人資攻略小叮嚀： 看到這裡是不是覺得固定／非固定到底有什麼關係？ 明明都是薪資阿！ 其實，最主要的差異就是 ▼ 只要是固定薪資 → 就必須列入員工的投保級距！ 這也是雇主常常會面臨勞資糾紛（例如：勞保級距高薪低報）的主要原因哦！ |
紙本或電子？薪資單的發放方式
隨著科技的進步，薪資明細的發放方式也變得多樣化。企業可以選擇紙本，也可以選擇數位化的發放方式，例如：電子郵件、通訊軟體、事業單位內部系統等。只要是勞工能隨時取得並可以列印的資料，都符合法令規定。
| 勞動基準法 施行細則 第 14-1 條 雇主提供之前項明細，得以紙本、電子資料傳輸方式或其他勞工可隨時取得及得列印之資料為之。 |
電子薪資單的優點
現在越來越多企業開始選擇使用電子薪資單，這不僅僅是因為它符合現代數位化管理的潮流，更因為它具備許多無可比擬的優勢：
- 環保：節省紙張和郵寄成本，減少資源浪費。可以更符合 ESG 標準，不僅符合全球環保趨勢，也能提升企業形象。
- 便利：員工可以隨時隨地查看薪資明細，無需紙本申請或郵寄、領取。大大提升了速度和效率，也讓員工能夠即時掌握、查明自己的薪資狀況。
- 保存：電子檔案容易存檔，方便未來查詢。電子薪資單存放在雲端或公司內部系統中，不會因時間或環境因素而損壞或遺失，可以確保資料長期保存。
- 安全：可以設置密碼保護，增加資料安全性。電子薪資單可以加密存儲，只有授權的員工才能查看，確保薪資資料的隱私和安全。
其實，不管選擇哪種方式，只要員工能方便取得，就都是不錯的選擇。不過，數位化的薪資單不僅讓企業管理更有效率和方便，在環保和 ESG 方面也表現優異，是現代企業不容忽視的趨勢。薪資單數位化，不僅提升工作效率，還展現企業對環境保護和社會責任的重視，讓企業在競爭中更具優勢！
只發薪資袋可能會有什麼問題？
有些公司可能會只發薪資袋給員工，但這麼做有其疑慮及風險。根據《勞動基準法》第23條第2項規定，雇主應置備勞工工資清冊，並記錄發放工資、工資各項目的計算明細和工資總額等事項。這些記錄應保存五年，以便在勞資爭議時提供證據。這不僅是雇主的法律責任，也是保障員工權益的重要措施。此外，HR 需要確保這些薪資資料的保密性和安全性。薪資資料涉及員工的個人隱私和公司機密，必須妥善管理，防止洩漏。
| 勞動基準法 第 23 條 第二項 雇主應置備勞工工資清冊，將發放工資、工資各項目計算方式明細、工資總額等事項記入。工資清冊應保存五年。 |
只發薪資袋的風險
- 法律責任：未能妥善保存工資記錄，可能違反法律規定。
- 資料遺失：薪資袋易遺失，員工無法查證過往薪資明細。
- 保密性：薪資袋的資料保密性較低，易被他人窺探。
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💡人資攻略小叮嚀： 只發薪資袋並不是最佳做法。妥善保存和管理工資資料，既是遵守法律的要求，也是保護員工權益的必要措施喔！ |
超快速產出薪資明細的方法——外勤筋斗雲
看了這麼多眉眉角角，是不是覺得製作薪資明細很令人頭疼？要注意的細節太多，不小心就會遺漏。這時候，外勤筋斗雲的薪資系統就會是您的最佳幫手！我們能做到：
- 每月自動生成薪資明細，讓員工可以在後台或手機 app 上自行查詢。
- 能匯出成 PDF 檔案，因為是雲端的資料，所以存檔備查都很方便，不需要額外花時間製作。
- 每月隨著薪資發放，員工可以即時查看薪資明細
- 查看薪資明細時，需要輸入員工自行設定的薪資密碼，以確保資料安全
- HR 人員還可以利用系統中的備註功能，根據需要給員工寫下重要的提醒或相關資訊，滿足不同需求
值得一提的是，外勤筋斗雲的薪資明細符合《勞動基準法》建議的範本，除了基本的加扣項、實發金額，還包括了加班費和請假的資訊，最完整，不會遺漏任何資訊，讓HR和員工都能夠安心使用！
外勤筋斗雲 - 薪資模組：全面提升效率的數位利器
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- 隨時隨地查詢：員工可以透過網頁或手機 app 查看薪資明細。
- 方便匯出留存：可將薪資明細匯出成 PDF 檔案，方便存檔和查詢。
- 嚴密資安保障：雲端資料保存，設有薪資密碼，資料加密保護。
- 備註功能：HR可以自行在薪資條上加上備註，自訂化資訊傳遞更方便。
不僅提高了效率，也大大增加了資料的準確性和安全性。使用外勤筋斗雲，能讓薪資明細的發放變得更輕鬆、更無憂，為企業和員工創造更好的工作環境和體驗！
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